Hay un dicho que resuena por toda África: “O creces o mueres”. Este mantra es bien entendido por las empresas de todo el mundo, y por eso se esfuerzan por innovar y expandirse año tras año. Para ellas, el presupuesto anual es más que un plan: es una hoja de ruta para el crecimiento.
Cada año, tras intensos debates, el consejo de administración finaliza el presupuesto, que luego se traslada a los equipos de ventas, finanzas y operaciones. Los planificadores de inventario reciben entonces una tarea crucial: garantizar que los productos adecuados estén disponibles en el momento y lugar correctos. Sin embargo, los problemas inevitablemente surgen, dando pie a una serie de preguntas difíciles:
- ¿Por qué no están los productos disponibles donde y cuando se necesitan?
- ¿Por qué hay demasiado de lo que nadie quiere y, al mismo tiempo, insuficiente de los artículos nuevos y más demandados?
- ¿No se suponía que el presupuesto marcaba un plan de demanda claro y por qué no lo seguimos?
Las respuestas a estas preguntas rara vez son sencillas.
Sin embargo, justo la semana pasada estaba en una sala de juntas con un cliente y surgió el tema del “presupuesto”. Aquella conversación puso de manifiesto tres dificultades a las que se enfrentan los planificadores de inventario cuando intentan ceñirse al presupuesto:
- La granularidad es clave
Los presupuestos amplios y generales no abordan las complejidades reales de la planificación de inventario. Los planificadores trabajan a un nivel muy granular, gestionando artículos individuales en ubicaciones específicas. Cuando el presupuesto se desglosa hasta ese nivel de detalle, lo que antes era un presupuesto regional manejable se convierte en un desafío impredecible a nivel de tienda. La distribución necesaria del stock para satisfacer una demanda fluctuante se convierte en un rompecabezas sin solución. ¿El resultado? O inflas tu inventario o te arriesgas a perder ventas.
2. Los riesgos con los nuevos productos
El lanzamiento de nuevos productos es un acto de equilibrio entre la anticipación y la realidad. Durante la elaboración del presupuesto, los artículos antiguos y los nuevos suelen contabilizarse juntos, asumiendo que, a medida que los productos antiguos se agotan, las ventas de los nuevos despegarán. Sin embargo, los retrasos en las fechas de lanzamiento, las proyecciones demasiado optimistas del marketing y el desinterés del cliente por el stock antiguo son habituales. El resultado es una acumulación de inventario obsoleto y nuevos productos que no alcanzan las expectativas de ventas.
3. Ingresos vs. cantidad
Los presupuestos pueden fijar objetivos de ingresos, pero los planificadores de inventario deben pensar en unidades de stock. Cuando se aplican descuentos, el volumen de ventas necesario para alcanzar los objetivos financieros aumenta, lo que conduce a pedidos apresurados y no planificados que requieren envíos urgentes costosos y provocan frecuentes roturas de stock.
La gestión eficaz del inventario es un delicado equilibrio entre anticipación y reacción. Los planificadores tienen la misión de realizar previsiones detalladas en un entorno que cambia constantemente bajo sus pies. Para mantenerse al día, las empresas deben fomentar una cultura de agilidad y aprendizaje continuo, donde el presupuesto sea una guía, no una doctrina rígida. Deben permitir que la demanda real (y no las previsiones presupuestadas) sea la que impulse la reposición. Solo así podrán aspirar a sincronizar el ritmo del suministro con el tempo de la demanda, dándoles la mejor oportunidad de cumplir el presupuesto.
Estimo que aproximadamente un 30% del exceso de inventario es consecuencia de no cumplir los presupuestos. ¡Así que ten mucho cuidado con seguir el presupuesto al pie de la letra!
Think flow,
Kevin Boake
